Wie aus Strategien Handeln wird

#2 Strategie für mehr Erfolg und Nachhaltigkeit

Beitrag von Hans Sack, Steuerberater

Die Integration von Buchführung und Kostenrechnung offenbart die Realität und verhindert, dass die Unternehmensentwicklung einseitig von der Ausrichtung an steuerlichen Normen und Optimierung von Steuerzahlungen bestimmt wird.

Ausbau des Rechnungswesens zu einem Führungsinstrument

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Es ist heute unbestritten, dass Controlling für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung unverzichtbar ist. Dieser Beitrag skizziert ein Controllingsystem, das auch in kleinen und mittleren Unternehmen direkt umsetzbar ist und weiterentwickelt werden kann.

Das Controlling soll bewirken, dass das Unternehmen an Zielen ausgerichtet, die Zielerreichung überwacht und bei Zielabweichungen frühzeitig gegengesteuert wird und dass die dafür erforderlichen Informationen vorliegen.

In kleinen und mittleren Betrieben kann die Controllingfunktion als Informations- und Koordinationsdienstleistung auch extern wahrgenommen werden.

Die Informationsverantwortung umfasst den Aufbau eines Informationsversorgungssystems. Die Koordinationsverantwortung besteht in der Gestaltung des Planungsprozesses, der Koordination von Teilplanungen und häufig auch aus inhaltlichen Planungsaufgaben, wodurch sich der Controller vom Dienstleister zum Managementberater entwickelt.

Die Notwendigkeit eines Controllings ergibt sich aus den nachfolgenden acht Fragen.

  1. Wissen Sie, welchen Kunden und Produkte rentabel sind?
  2. Wissen Sie, wie bestimmte Maßnahmen das Ergebnis beeinflussen?
  3. Wissen Sie, wie Ihr Ergebnis ohne einseitige Ausrichtung an steuerlichen Normen und Optimierung von Steuerzahlungen aussieht?
  4. Wissen Sie, ob Sie im Plan liegen?
  5. Wissen Sie, was Ihre Gemeinkosten hochtreibt?
  6. Wissen Sie, ob Ihre Ressourcen richtig eingesetzt werden?
  7. Wissen Sie, ob aus Ihren Strategien handeln wird?
  8. Wissen Sie, wie sich die Verhältnisse in den Märkten, bei den Kunden und der Wettbewerb voraussichtlich entwickeln werden?

Wenn sie diese Fragen mit "Ja" beantworten können, ist Ihr Controlling in Ordnung. Jetzt müssen Sie dafür sorgen, dass dieses Wissen kommuniziert und gemeinsam genutzt wird.

Informationsversorgung

Beim Aufbau des Informationsversorgungssystems geht es um die Ermittlung des Informationsbedarfs, die Informationsbeschaffung über das Rechnungswesen und die Informationsbereitstellung über ein Berichtswesen, das nahezu überall und jederzeit verfügbar ist.

Mit diesem Fokus haben wir unsere Software entwickelt.

Den Informationsbedarf kleiner und mittlerer Unternehmen haben wir aufgrund eigener Erfahrungen als Leiter Konzernrechnungswesen und Steuerberater bestimmt.

Für die Informationsbeschaffung über das Rechnungswesen haben wir ein Datenmodell entwickelt, das die Bausteine

  • Buchführung und Jahresabschluss
  • Kostenstellenrechnung
  • Produktkalkulation
  • Fakturierung
  • Ergebnisrechnung

über ein erweitertes Journal (Grundbuch) integriert.

Da wir unsere Software als Service online bereitstellen, können die Informationen aus dem Rechnungswesen nahezu überall und jederzeit gemeinsam genutzt werden.

Buchführung und Jahresabschluss

Buchführung und Jahresabschluss basieren auf einem Kontenrahmen, der dem Prozessgliederungsprinzip folgt und als Einkreissystem konzipiert worden ist.

Einkreissystem

Einkreissystem bedeutet, dass die primären Kostenarten den aufwandsgleichen Konten der Buchführung entsprechen. Die Kontenklassen 5 und 6 enthalten sekundäre Kostenartenkonten für die Verrechnung von Kosten und Leistungen in der Kostenstellenrechnung.

Prozessgliederungsprinzip

Prozessgliederungsprinzip bedeutet, dass eine Kontoklasse eine bestimmte Phase im Leistungserstellungsprozess abbildet.

Die Kontoklasse 0 umfasst das Anlagevermögen und das Kapital als Ausgangsgrößen der betrieblichen Tätigkeit. Mit den nötigen Finanzmitteln (Kontoklasse 1) werden die Waren (Kontenklasse 3) erworben. Durch den Einkauf, die Lagerung und den Verkauf von materiellen Produkten und Dienstleistungen entstehen betriebliche Aufwendungen (Kontoklasse 4). Die Erträge aus den Warenverkäufen (Kontoklasse 8) bilden den Abschluss der betrieblichen Aktivitäten.

Das Prozessgliederungsprinzip ist das in Klein- und Mittelbetrieben meist verwendete Prinzip.

Buchführung und Jahresabschluss sind gesetzlich stark reglementiert und oft einseitig an steuerlichen Normen und an der Optimierung von Steuerzahlungen ausgerichtet. Die Möglichkeit, eine von der Steuerbilanz abweichende, realitätsnähere Handelsbilanz aufzustellen, wird von uns durch Bewertungsbereiche unterstützt, in denen Buchungen zusammenfasst werden die handels- und steuerrechtlich, nur handelsrechtlich oder nur steuerrechtlich zulässig sind.

Zum Aufstellen einer Handelsbilanz werden die handels- und steuerrechtlich zulässigen mit den nur handelsrechtlich zulässigen Buchungen zusammengefasst. Eine Steuerbilanz enthält die sowohl handels- und steuerrechtlich zulässigen als auch die nur steuerrechtlichen Buchungen und einen Überleitungsposten zur Handelsbilanz. 

Zusätzlich haben wir einen Bewertungsbereich für die Kostenrechnung eingerichtet, wo z.B. Investionen zu Wiederbeschaffungskosten bewertet und realitätsnah abgeschrieben werden können.

Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung ist das Bindeglied zwischen der Kostenartenrechnung und der Kostenträger- oder Ergebnisrechnung.

Es wird vorausgesetzt, dass sie damit vertraut sind.

Die Kostenartenhierarchie wird von uns vorgegeben und kann nicht verändert werden. Sie unterscheidet generell zwischen primären und sekundären Kosten und bei den primären zwischen Kostenbereichen und Produktionsfaktoren. auf der untersten Hierarchiebene stehen die aus dem Kontenrahmen übernommenen Konten der Kostenarten.

Die von uns ebenfalls vorgegebene Kostenstellenhierarchie umfasst acht Kostenbereiche, die individuell erweitert und gegliedert werden können.

Die Kostenstellenrechnung kann als Ist- oder Plankostenrechnung durchgeführt werden. Für den Ausbau des Rechnungswesens zu einem Management Accounting ist eine Ist- und Plankostenrechnung unverzichtbar.

Istkostenrechnung

Bei der Istkostenrechnung werden nur die tatsächlich angefallenen Kosten erfasst und verrechnet. Es gibt jedoch Kostenarten, für die sich nur geschätzte Kosten ermitteln lassen. Der Berechnung der kalkulatorischen Abschreibung beispielsweise liegt eine geschätzte Nutzungsdauer zugrunde.

Hauptzweck der Istkostenrechnung ist die Nachkalkulation.

Der Vergleich von Ist- und Plankosten wird zur Kostenkontrolle herangezogen.

Plankostenrechnung

Bei der Plankostenrechnung wird zwischen der starren Plankostenrechnung und der flexiblen Plankostenrechnung unterschieden.

Die starre Plankostenrechnung ist für Kontroll- und Steuerungzwecken ungeeignet, weil sie keine Ursachenanalyse von Kostenabweichung zulässt. Ein Vorteil der Anwendung ist allein die Tatsache, dass überhaupt eine Kostenplanung stattfindet. Da die starre Plankostenrechnung praktisch kaum verbreitet ist, beschränken wir uns hier auf die flexible Plankostenrechnung, die auf Voll- und Teilkostenbasis durchgeführt werden kann.

Bei der flexiblen Plankostenrechnung wird zwischen fixen und variablen Kosten unterschieden.

Bei der flexiblen Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis wird die zu produzierende Leistungsmenge festgelegt. Die variablen Kosten werden durch die Leistungserbringung verursacht. Die fixen Kosten fallen unabhängig davon an. Eine Abweichung der Plankosten von der Kosten der Istbeschäftigung wird als Beschäftigungsabweichung bezeichnet.

Die Teilkostenrechnung berücksichtigt nur die variablen Kostenanteile. Da die Grenzplankostenrechnung keine Fixkosten berücksichtigt, gibt es keine Beschäftigungsabweichung. Die Grenzplankostenrechnung ermittelt lediglich die Verbrauchsabweichung, die sich aus Preis- und Mengenabweichungen ergeben kann.

Produktkalkulation

Die Produktkalkulation erfolgt zur Kalkulation von Angebotspreisen und zur Bewertung der Bestände an fertigen und unfertigen Erzeugnisse sowie der selbst erstellten Anlagen und Werkzeuge (Eigenleistungen) in der Handels- und Steuerbilanz.

Zur Durchführung der Kalkulation bieten wir mehre Kalkulationsverfahren an, die unterschiedlich komplex sind und in ihrer einfachsten Form auch in Kleinstbetrieben angewendet werden können.

Fakturierung

Bei der Fakturierung wird einem Kunden eine Rechnung über durchgeführte Lieferungen oder Leistungen erstellt. Die von uns bereitgestellten Lösung beinhaltet eine automatische Steuerberechnung und Verbuchung.

Darüberhinaus werden bei der Fakturierung Informationen aus dem Kundenstamm und der Produktkalkulation in die Ergebnisrechnung übernommen.

Ergebnisrechnung

Da Führungsinstrumente nicht nur wirksam sondern auch wirtschaftlich sein müssen, haben wir uns für eine vereinfachte Kostenträgerrechnung entschieden, die auf der Produktkalkulation und Fakturierung aufbaut und ohne aufwändige Bestandsbuchführung auskommt.

Kostenträger sind die Produkte, die mit der Vertriebsorganisation und dem Kunden verknüpft sind. Durch die Bezugnahme auf die Rechnung können Deckungsbeiträge für folgende Ergebnisobjekte ermittelt und als Entscheidungsgrundlage verwendet werden:

  • Abrechnungsperiode
  • Kundengruppe
  • Kunde
    • Kundenkategorie
    • Lieferadresse
      • Land
      • Bundesland
      • Postleitzahl Ort
      • Abgeleitetes Nielsengebiet
  • Vertriebsbereich
    • Vertriebsorganisation
    • Vertriebsweg
    • Sparte
    • Betrieb (Werk)
    • Geschäftsbereich
  • Produkte
  • Produktgruppen

Nach dem Gesamtkostenverfahren wird das Periodenergebnis nach der Näherungslösung wie folgt ermittelt:

1. Die Absatzmenge, der Umsatz und die Einzelkosten des Vertriebs werden als Istwerte übernommen.

2. Die Bestandsveränderung wird mengenmäßig als Differenz zwischen Produktionsmenge und Absatzmenge bestimmt und mit den Planstückkosten aus der Produktkalkulation bewertet.

3. Gesamtleistung

4. Die Einzelkosten werden aus dem Ist übernommen.

5. Die variablen Herstellungskosten der Produktion erhält man durch die Multiplikation der Produktionsmenge mit den variablen Planstückkosten aus der Produktkalkulation.

6. DB

7. Nach dem Deckungsbeitrag werden die fixen Herstellungskosten der Produktion abgezogen.

8. Der Verwaltungs- und Vertriebskostenzuschlag wird auf die Herstellungskosten der Produktion bezogen.

9. Periodenergebnis

Ob die Näherungslösung zu hinreichend genauen Ergebnissen führt, kann im Einzelfall durch eine Überleitungsrechnung mit Istwerten festgestellt werden. Bei einer Näherungsrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren muss man dazu nur zeilenweise die Differenz zwischen tatsächlich und verrechnet notieren und berücksichtigen, dass es nicht auf absolute sondern hinreichende Genauigkeit ankommt.

Jahresplanung

Im Rahmen der Jahresplanung werden Ziele definiert und Handlungsalternativen überlegt, aus denen konkrete Maßnahmen zur Zielerreichung abgeleitet werden.

Die Planung beginnt üblicherweise mit der Umsatzplanung. Dabei werden neben den Absatzmengen auch die Erlöse geplant. Der Umsatzplan ist Grundlage für die Produktionsplanung. Dabei wird unter Berücksichtigung von Bestandsveränderungen die Produktionsmenge geplant. Zur Herstellung der geplanten Produktionsmenge müssen Kapazitäten und ggfs. Investitionen geplant werden. Der Produktions-, Kapazitäts- und Finanzplan ist Ausgangspunkt für die Plankostenrechnung.

Der Ergebnisplan wird aus der Umsatz- und Kostenplanung abgeleitet. Zur Beurteilung der finanziellen Auswirkungen wird eine Liquiditäts- und Finanzplanung durchgeführt.

Ergänzend können zur Darstellung der Kapital- und Vermögensstruktur eine Planbilanz und unter Einbeziehung neutraler Ergebnisse eine finanzwirtschaftliche Gewinn- und Verlustrechnung aufgestellt werden.

Die Mehrjahresplanung schlägt die Brücke zwischen der operativen Jahresplanung und dem Strategiecontrolling.

Das Erfordernis einer Mehrjahresplanung hängt vom Geschäftsmodell ab.

Strategisches Management und Strategiecontrolling

Im Rahmen der strategischen Planung werden unter Berücksichtigung voraussichtlicher Entwicklungen in den Märkten und bei den Kunden Ziele vorgegeben, die das Unternehmen langfristig erreichen möchte. In der Mehrjahresplanung werden die dafür vorgesehenen Teilziele geplant, überwacht und gesteuert. Die Mehrjahresplanung erfolgt rollierend, d.h.,dass die Planung jedes Jahr überarbeitet und der Planungshorizont um ein Jahr nach vorne verschoben wird. Die Jahresplanung wird aus dem ersten Jahr der Mehrjahresplanung abgeleitet.

Eine fundierte Jahresplanung muss auf einer strategischen Planung aufbauen.

Beurteilungsmaßstab für die Zielerreichung ist die Entwicklung des Unternehmenswertes.

Durch Rentabilitätssteigerung und rentables Wachstum kann der Unternehmenwert nachhaltig erhöht werden.

Zur Operationalisierung der Strategieverwirklichung eignet sich eine Balanced Scorecard. Dieses Instrument konkretisiert die Strategie, indem sie die verschiedenen Perspektiven der Wertentwicklung des unternehmens betrachtet und eine rein monetäre Fokussierung vermeidet. Eine erfolgversprechende Balances Scorecard enthält eine begrenzte Anzahl strategischer Ziele für die Perspektiven Finanzen, Kunden, Prozesse und Ressourcen. Diese müssen mit Maßgrößen für die Kontrolle der Zielerreichung und Maßnahmen zur Strategieverwirklichung hinterlegt werden.

Zusammenfassung und Ausblick

Dieser Artikel ist der zweite von drei Beiträgen, mit denen wir unsere Lösung für das Finanz- und Rechnungswesen kleiner und mittlerer Unternehmen mit traditionellen Geschäftsmodellen vorstellen und aufzeigen, wie Sie darauf ein wirkungsvolles Controllingsystem aufbauen können. Nachdem wir hier die Grundlagen beschrieben haben, geht es im Folgenden und das Controlling und was sie damit erreichen können.

Wie aus Informationen gemeinsam genutztes wertvolles Wissen wird →

Wie aus zufriedenen Kunden Stammkunden werden →

In geplanten weiteren Artikeln werden wir auf die Besonderheiten schnell wachsender Startups eingehen und Lösungen für Kleinstunternehmen einschließlich Solopreneure vorstellen.